E se lhe disséssemos que é cada vez mais urgente que as empresas reduzam o consumo de papel nos seus escritórios? A própria Xerox tem aconselhado o mesmo e dá algumas dicas de como o fazer. A gigante americana tem dedicado muita da sua investigação e desenvolvimento a encontrar soluções para que, tanto do ponto de vista da produção e pegada da empresa, como das necessidades de consumo dos seus clientes, seja possível reduzir o impacto que esses comportamentos têm no nosso planeta. Para isso, é necessário mudar hábitos, mas há também algumas configurações básicas com um impacto significativo.
Vivemos num mundo VUCA (Volatility Uncertainty Complexity Ambiguity – Volatilidade Incerteza Complexidade Ambiguidade), cada vez mais digital e frenético, mas também onde há uma crescente preocupação com o futuro do nosso ecossistema. Empresas com uma dimensão e reconhecimento no mercado tão evidentes como a Xerox, sentem-se na obrigação de ser o exemplo a seguir e contribuir o máximo possível para reduzir a pegada ecológica que nos assombra.
A Xerox mantem um controlo rígido sobre a origem do papel dos seus fornecedores. Os requisitos abrangem todos os aspetos da produção do papel, desde a gestão das florestas ao processo de fabrico. O papel Xerox cumpre normas de gestão sustentável de florestas, incluindo o Forest Stewardship Council (FSC) e o Program for the Endorsement of Forest Certification (PEFC). O papel com certificação FSC é feito com matérias-primas de origens certificadas pelo FSC, fontes de madeira controladas e fontes recuperadas posteriores ao consumo. Para além de controlar a origem e fabrico do papel de forma sustentável, a Xerox patrocina projetos de voluntariado de âmbito ecológico, os seus colaboradores são incentivados a fazer voluntariado, a empresa tem contribuído para a reflorestação com quase 200 mil árvores plantadas e recebeu várias certificações que reconhecem a marca e as suas soluções como sustentáveis.
O esforço da marca por contribuir para um mundo mais sustentável é notável, no entanto, já é do conhecimento geral que não basta esse esforço se os clientes pelo mundo fora não tiverem a mesma consciência e a mesma vontade de contribuir para reduzir consumos prejudiciais para o nosso ecossistema. A Xerox, bem como outras empresas da concorrência, tem alertado para o facto de as empresas terem ainda um gasto de papel muito acima do recomendado e sugere uma urgente transformação digital.
O que se pode então fazer para reduzir o consumo do papel?
Apesar de tudo, existem algumas dicas úteis para reduzir o consumo de papel. É necessário mudar alguns hábitos, mas também é possível fazer mudanças menos complicadas e com impactos muito positivos. A BCN tem algumas para lhe dar, tais como:
– O primeiro passo é passar a utilizar dispositivos como smartphones ou tablets para evitar impressões desnecessárias em reuniões, por exemplo, uma vez que já se provou ser um dos motivos mais recorrentes para a impressão desnecessária de documentos. Neste caso, opte por incentivar o uso de apresentações digitais de todo o tipo de documentos. Para isso, poderá ser necessário repensar que tipo de equipamentos estão em falta nas salas de reunião ou outros espaços de colaboração, bem como a facilidade de partilha de documentos, sempre tendo em conta a segurança da informação crítica da empresa.
– Utilize impressoras multifunções com aplicações que permitam facilidade na gestão de documentos e funções de economia de consumíveis e energia. Escolha o digital e utilize sistemas de arquivo digital como o TeraDocuments, que pode conectar com a sua multifunções e gerir documentos de forma fácil e rápida.
– Adicione algumas regras de impressão nos computadores, como colocar por defeito a impressão nos dois lados do papel, a impressão a preto e branco, a poupança de toner e limitar o número de impressões por funcionário ou por departamento. Apenas com este passo, poderá poupar de uma forma bastante surpreendente. Não só poupará papel como energia e tempo. Este passo é também importante para criar uma maior consciência nas equipas sem hábitos ecológicos.
– Utilize aplicações como Outlook ou Evernote para gerir as suas anotações, lembretes ou listas de tarefas. Evite notas escritas ou listas impressas que acabam por formar montes de papel empoeirado e esquecido.
– Se possível, mude as margens dos documentos de 1.25” para 1” e gaste menos 8% de papel. Reduza também o espaçamento entre linhas e retire os avanços antes e depois dos parágrafos.
– Pense antes de imprimir. Aquela frase que muitas vezes aparece no fundo dos emails que recebemos, no entanto, é uma boa dica para imprimir menos documentos desnecessários. Pense se é mesmo necessário imprimir antes de o fazer. Muitas vezes há documentos que são impressos para serem assinados, no entanto muitas dessas assinaturas também são desnecessárias. Neste caso, a equipa perde tempo e dinheiro com um processo inútil.
A mudança de hábitos nunca é fácil e nunca se faz de um dia para o outro. São processos demorados, mas muito importantes para o nosso futuro como comunidade. Mais importante ainda, estas mudanças só têm impacto se todos contribuirmos para o mesmo objetivo. A BCN poderá ser o seu aliado, tanto na transformação digital da sua empresa, como na implementação de boas práticas de impressão e gestão documental. Fale com a nossa equipa e comece hoje mesmo a mudança dentro da sua organização.
