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Gestão Documental Simplificada com o TeraDocuments

Uma solução PrintAnyWay para arquivo e gestão de documentos.

O que é o TeraDocuments?

O TeraDocuments é a solução mais simples, flexível e completa para a captura, distribuição, arquivo e gestão de documentos.

Fácil de instalar e gerir, o TeraDocuments é totalmente configurável à realidade de cada organização, permitindo a otimização de processos com base em fluxos e regras de aprovação, que se materializa em ganhos de produtividade e redução de custos, garantindo a segurança dos documentos.

TeraDocuments - Gestão Documental

Web-Based

Acesso via Web

Motor de OCR

Motor de OCR permite a conversão automática de documentos em PDF

Motor de Busca

Algoritmos avançados que permitem encontrar um documento em apenas 3 segundos

User Friendly

Não carece de formação avançada por ser uma solução simples, fácil de trabalhar e intuitiva

Gestão de IT

Fácil de gerir e manter, permitindo integração com plataformas de cliente como AD, LDAP ou user/pin.

Preço

Investimento seguro e uma solução competitiva permitindo obter um rápido ROI

O TeraDocuments dá resposta aos seguintes desafios:

Captura e Arquivo

  • Processos muito focados no papel;
  • Tratamento da correspondência;
  • Documentos recebidos por email;
  • Elevado espaço físico.

Produtividade

  • Acesso demorado aos documentos;
  • Lentidão de processos;
  • Pesquisas muitas vezes inexistentes.

Custos

  • Pessoal;
  • Produtividade;
  • Acesso à informação.

Segurança

  • Acesso à informação não otimizada;
  • Conformidade com RGPD;
  • Auditoria documental.

Capacidades que o levam ao próximo nível:

  • De fácil instalação e configuração;

  • Captura de informação por OCR;

  • Leitura automática de códigos de barras e códigos QR;

  • Desenho de fluxos de revisão e aprovação;

  • Integração com Active Directory;

  • Integração com Scanners e MFPs;

  • Arquivo para vários destinos (SMB, FTP, NAS);

  • Exportação de dados para MS Excel;

  • Criação de PDFs pesquisáveis;

  • Notificações automáticas por email.

Ciclo TERADocuments

1. Captura

Os documentos são capturados via digitalização em dispositivos multifuncionais ou scanners. Alternativamente podem ser importados ficheiros já existentes diretamente na aplicação, ou por email, ou por outros conectores específicos.

2. Processamento

Nesta fase os documentos são separados ou agrupados de acordo com regras predefinidas. São recolhidos atributos de forma automática, permitindo o reconhecimento ótico de caracteres em zonas predeterminadas, leitura de códigos de barras e códigos QR.

3. Arquivo

Os documentos processados são arquivados em repositórios definidos pela organização. Estes repositórios tanto podem estar localizados dentro das instalações da organização como na Cloud ou em combinações dos dois.

4. Workflow

Nos workflows é possível o desenho de um fluxo de aprovação para que determinados documentos sejam revistos, aprovados, publicados e distribuídos. Os utilizadores são notificados das suas tarefas pendentes, assegurando que as mesmas são realizadas.

5. Publicação

Os documentos ficam disponíveis para consulta na plataforma web. Podem ser pesquisados tanto pelos seus atributos como pelo seu conteúdo, sendo que o acesso pode ser restringido de acordo com o perfil do utilizador.

Simulador APP

A aplicação personalizada a partir de multifuncionais Xerox possibilita a digitalização e classificação direta, não sendo necessário passos intermédios de classificação ou tratamento, permitindo agilizar a digitalização e reduzir tempos de tratamento documental.

Outras funcionalidades:

Esta funcionalidade permite aos utilizadores arrastarem documentos pré-existentes para dentro do seu navegador de internet. Estes documentos são depois processados pela aplicação com todas as capacidades de arquivo, OCR e workflow disponíveis.

O TeraDocuments analisa os emails recebidos em caixas de correio predefinidas e os documentos anexados entram automaticamente nos processos de captura de dados, arquivo e workflow.

Associação de atributos configuráveis a documentos. Estes atributos podem ser, por exemplo, nomes de clientes, fornecedores e valores. Podem ser digitados ou selecionados a partir de listas predefinidas.

Toda a informação é acessível de forma segura, garantindo o correto acesso à informação por utilizador. É possível definir quem digitaliza, quem edita e quem consulta os documentos por tipo.

Durante os workflows o TeraDocuments consegue adicionar anotações aos documentos. Estas anotações podem indicar, por exemplo, os nomes de quem digitalizou e aprovou, ou então qualquer atributo associado ao documento.

Com o motor de busca TeraDocuments aceda a qualquer documento instantaneamente e em qualquer local, permitindo pesquisar documentos pelos seus atributos e conteúdos.

O TeraDocuments permite incluir no seu funcionamento scripts completamente customizáveis. Estes scripts atribuem à solução a capacidade de ser adaptada a um grande número de cenários.

Com o explorador de ficheiros pode consultar facilmente e num único sítio os documentos contidos em todos os repositórios do TeraDocuments.

Teradocuments - Pesquisa

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