Tal como as nossas casas, os nossos carros e até os nossos telemóveis estão cada vez mais inteligentes, aparecendo copiosamente a palavra “smart” à frente do nome da solução, está também a ser notória uma evolução nos nossos espaços de trabalho. Já que até as impressoras, como a BCN tem vindo a comprovar com a marca Xerox, estão tão inteligentes que quase fazem o trabalho por nós, tudo nos parece do século passado quando olhamos em redor. Isto porque os espaços, muitas vezes, já não acompanham a evolução tecnológica, nem tampouco a evolução das próprias pessoas, que também sofrem mudanças drásticas de estilos de vida, como temos vindo a testemunhar na História e ainda mais numa altura pós-pandémica como a que nos encontramos.
O tema da pandemia de Covid-19 ainda é mote para muitas reflexões, estudos e reformas… e as mudanças dos espaços físicos de trabalho não passam ao lado. O trabalhador de hoje não é o trabalhador de há 10 ou 20 anos atrás e, como tal, o escritório convencional já mal serve a rapidez com que pretendemos partilhar informação, reunir de forma virtual, planear tarefas, ter o próprio espaço e silêncio para aumentar a produtividade, socializar e ter um bom equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional. Tudo isto é necessário para dar à equipa o maior conforto para poder desempenhar o seu papel de forma fluída e focada no que mais importa.
Hoje em dia as empresas dão uma maior atenção às necessidades dos seus colaboradores, para lhes poder oferecer o maior conforto no local de trabalho. Acima de tudo, para poder oferecer esse conforto e preparar o escritório do futuro, as empresas precisam de entender bem os vários perfis de colaborador e o que é que cada perfil prefere no seu local de trabalho. Acabaram-se os modelos “one size fits all”. Cada equipa tem diferentes necessidades e estando “presas” a secretárias fixas, acabam por misturar momentos de socialização com momentos de trabalho árduo, reuniões e chamadas importantes… tudo no mesmo espaço. Quanto mais pequeno esse espaço for, pior é para gerir várias pessoas com funções e necessidades diferentes ao longo do dia.
Estudos comprovam que mais de metade dos colaboradores prefere ir ao escritório entre 2 a 4 dias por semana. Não quer isto dizer que se prevê o fim do escritório físico, nem que os espaços vão reduzir em tamanho, porque haverá sempre uma necessidade de juntar os colaboradores para pensar em conjunto, planear, inspirar e criar. Para além disso, nota-se uma necessidade de poder equilibrar melhor o tempo que a equipa passa em conjunto, o tempo que é necessário para ter concentração máxima e o tempo que se perde em viagens todos os dias. Por essas razões, o escritório híbrido idealiza vários espaços independentes dentro do local de trabalho e está assente numa infraestrutura tecnológica que suporta, tanto o trabalho presencial, quanto o remoto. Espaços de lounge para as pausas longe dos computadores, espaços de trabalho livre, onde não há lugares marcados, espaços mais recatados e privados para maior concentração e silêncio para chamadas ou reuniões, entre outros. A palavra “flexibilidade” está, por isso, na ordem do dia.
O Caso Kosan Crisplant
É com base em muitas destas ideias e necessidades que a Kosan Crisplant deu o passo em frente na reformulação dos seus espaços de trabalho no Porto.
Com 70 anos de experiência no mercado, o Grupo Kosan Crisplant é uma organização orientada para projetos, especializada na área da energia e fornecedora de equipamentos, instalações e sistemas de enchimento e manutenção de cilindros de Gás de Petróleo Liquefeito (GPL). Como nos descreveu Mariana Nascimento, HR Manager, a MAKEEN Energy, empresa do grupo, “está orientada para a inovação, flexibilidade, criatividade e autonomia das equipas.
Estes não são apenas conceitos, mas sim novos hábitos e comportamentos que já foram adotados há algum tempo, mas o funcionamento do antigo escritório não estava adaptado a esta nova realidade. Os escritórios do futuro permitem aos colaboradores comunicar melhor, ser mais ágeis e independentes.”
E é precisamente na necessidade de comunicar melhor, seja onde for que o colaborador esteja, que assenta o projeto apresentado pela BCN em conjunto com a Steelcase. Algumas salas foram adaptadas para funcionar como espaços comuns que poderão servir vários propósitos, como reuniões mais pequenas e rápidas, reuniões virtuais ou trabalhos que exijam maior concentração.
“As novas salas colaborativas tiveram um impacto interessante e positivo para ambos os protagonistas (organização e colaboradores), pois desta forma permitem flexibilidade, versatilidade, conforto e dinamismo aos envolvidos, que poderão rentabilizar estes espaços com reuniões presenciais e/ou digitais, promovendo às equipas de trabalho as melhores condições possíveis de produtividade e de bem-estar.
A par desta nova alteração, adotámos o conceito de clean desk. Este conceito possibilita a utilização por qualquer colaborador de qualquer área e qualquer hierarquia, cria também maior proximidade entre as várias equipas de diferentes áreas e as chefias, promove a criatividade e produtividade, bem como a confidencialidade da informação, do ponto de vista da proteção de dados, redução do papel e aproveitamento ao máximo do espaço.”
A transformação do espaço físico começa na mente do colaborador e das chefias. Tal como qualquer outra tecnologia, o mobiliário apenas serve o propósito para o qual foi desenhado, se houver consciência das suas potencialidades por parte dos utilizadores.
“Migrar para um espaço de trabalho colaborativo também gera uma otimização nos processos internos. Como em todas as mudanças, existe sempre uma fase de curiosidade e adaptação aos novos espaços, que naturalmente será intrínseca às equipas. Os colaboradores de hoje são mais flexíveis e dinâmicos e, por isso, adaptam-se bem a este conceito de escritório compartilhado com inteligência. A novidade também acompanha as mudanças promovidas pela organização, que oferece a prática de trabalho remoto, decisão estratégica que permite compactar os escritórios e reduzir os custos operacionais.”
No caso da Kosan Crisplant, o mindset existia antes da aquisição da solução, faltava apenas dar o passo para a evolução física do escritório. Os bancos e sofás modulares B-Free deram a possibilidade de criar diferentes configurações em várias salas, para aproveitar o máximo de espaço possível. Mesas altas e mesas baixas para diferentes necessidades de espaço, candeeiros que oferecem a luz adequada e cadeiras com e sem rodízios para dar dinamismo aos espaços de colaboração. As cadeiras Node e os bancos Buoy dão vida à sala de reuniões principal do escritório com cores vivas que se destacam no espaço revestido a madeira.
A Steelcase é uma marca norte americana de mobiliário de escritório e está presente no mercado desde 1912. Hoje é o maior fabricante de mobiliário de escritório do mundo.
A Steelcase tem também uma vasta gama de produtos dedicados ao Home Office, à Educação e à Saúde, com peças desenhadas especificamente para as exigências de cada ambiente. Todos os equipamentos e peças de mobiliário são desenhados para oferecer maior dinamismo aos espaços colaborativos, aumentando o conforto dos utilizadores pela sua ergonomia e design apelativo, com múltiplas combinações de cores e acessórios. Os materiais são muito resistentes e duradouros, rentabilizando o investimento da aquisição das soluções. A longo prazo, as soluções Steelcase permitem baixar custos energéticos e aumentar a produtividade das equipas.
Aposte no futuro do escritório, adotando o conceito de escritório híbrido. A sua equipa agradece.
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