Com certeza já conhece o termo Transformação Digital. É uma buzzword mundial, mas é também uma realidade, não do futuro, mas do presente. Está a acontecer agora e a uma velocidade frenética, muito impulsionada pela pandemia. As empresas portuguesas, desde os pequenos negócios até aos grandes grupos, sentiram e ainda sentem dificuldades na adaptação à realidade de trabalho que vivemos há cerca de um ano. A incerteza está sempre presente ao virar de cada esquina, tornando-se um desafio diário e um tempo de reflexão em relação ao futuro. Neste artigo falamos sobre transformação digital, o seu papel e impacto nos negócios, as responsabilidades que traz para as PME portuguesas e que soluções existem para facilitar a adaptação a essa transformação.

O que é Transformação Digital?

A Transformação Digital não acontece da noite para o dia, nem em poucos meses. Trata-se de um processo longo e gradual, onde as pessoas se vão adaptando aos poucos às mudanças e os investimentos vão sendo feitos de forma sustentável para as organizações. É a pensar no futuro e em fenómenos como o que estamos a viver, que algumas empresas, principalmente as tecnológicas, têm vindo a planear e implementar a sua transformação digital, já há alguns anos. O plano da transformação digital de uma empresa passa por preparar a mesma para agir e reagir a possíveis ameaças ou fenómenos. Estamos num mundo em constante mudança e, como tal, o negócio que parar no tempo e parar de evoluir, deixará de ser competitivo no mercado.

A Transformação Digital não passa apenas por mudar ou digitalizar processos e formas de trabalhar, mas antes por mudar essencialmente a sua forma de se dar a conhecer ao seu público, de manter a relação com ele e melhorar a sua experiência de compra. Partilhando alguns factos, 48% das PME planeiam transformar os seus negócios para operar num futuro digital. 86% dos consumidores inquiridos no CEI Survey, preferem pagar mais para ter uma melhor experiência e 67% da jornada de compra já é digital, segundo a Forrester.

Saiba Tudo Sobre Transformação Digital para PME

A análise e o tratamento de dados é um dos chavões da Transformação Digital. A ciência de dados é cada vez mais um tema presente também no âmbito empresarial e um fator importante para a tomada de decisão. Cada vez mais os negócios são data-driven e, no mundo digital, sendo maior a quantidade de dados que é possível obter, torna-se crucial ter essa abordagem ao mercado. Para os recolher e analisar dados devidamente, é necessário haver um plano estruturado e alinhado com a estratégia do negócio, para que seja possível fazer insights a partir dos dados e antecipar possíveis respostas a contratempos, pelo estudo de comportamentos passados, tanto de clientes como da empresa, ou de fatores externos.

O Mundo Digital e as Ameaças Tecnológicas

Se no universo dos super-heróis, com o grande poder vem também uma grande responsabilidade, no universo digital, com grande acessibilidade e fluidez de processos, vêm também grandes ameaças tecnológicas. É, por isso, fulcral manter e em muitos casos, reforçar a segurança da informação, sendo essa a responsabilidade dos heróis da transformação digital.

Para que o seu negócio se mantenha seguro, opte por ferramentas digitais fidedignas, reforce-as com software específico de cibersegurança e sensibilize a equipa para manter uma conduta apropriada em ambiente digital, como a consciencialização de algumas ações que podem colocar a informação da empresa ou a de clientes em risco. A preservação da confidencialidade pode mesmo começar dentro da empresa, com a definição de acessos por área e por funcionário. Para tal, existem vários equipamentos e software que permitem esta segurança, mantendo a facilidade de utilização, a mobilidade e a acessibilidade.

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Dicas para Iniciar a Transformação Digital do seu Negócio

Um dos benefícios da transformação digital é o facto de ser um processo e não uma ação. Pode sofrer mudanças, ser repensado ao longo do percurso e não é uma situação de “tudo ou nada”, isto é, a empresa pode escolher implementar apenas aquilo que achar benéfico para o seu negócio e para a cultura da empresa. A própria adoção de computadores, de impressoras que digitalizam documentos e o uso do e-mail é também parte da transformação digital que já tem vindo a ser feita há vários anos, devido à necessidade de adaptação ao mercado. O que sugerimos com um processo de transformação digital estruturado é delinear uma estratégia que prepare o negócio para o futuro, em vez de ir fazendo essa adaptação quando o mercado exige. Quando as mudanças chegarem, a empresa já estará pronta para operar com as ferramentas certas e poderá planear as suas ações atempadamente, ganhando vantagem competitiva.

Existem essencialmente quatro formas de iniciar o processo de transformação digital, sendo:

  • Atualizar processos e workflows. Rever a forma como os processos internos estão a fazer feitos e analisar a hipótese de passar a fazê-los através de software. Pode adotar automatismos que facilitem tarefas e mantenham esses processos seguros e confidenciais;

  • Utilizar meios digitais como redes sociais para interagir com os clientes e utilizar essas ferramentas para analisar melhor os comportamentos através dos dados que são gerados. O lado bom da informatização é que é possível recolher dados sobre quase tudo o que possamos imaginar, basta que a estrutura esteja bem montada e a recolha desses dados, bem como a sua análise, sejam bem feitas;

  • Utilizar ferramentas baseadas em Cloud para facilitar acessos e permitir melhores sinergias entre equipas;

  • Maximizar a presença online investindo na melhoria da experiência do cliente por meio de ferramentas digitais.

Estas quatro dicas podem servir de mote para começar este processo, mas cabe à organização construir o seu próprio plano. No que diz respeito à atualização de processos e workflows e ao uso da Cloud, um bom começo seria repensar tudo o que poderia passar a ser feito através de software porque, segundo a Xerox, existem estudos que indicam que a simples digitalização de processos anteriormente dependentes do uso de papel, pode poupar 528 horas de trabalho por funcionário por ano. Soa bem poder ter mais tempo para as tarefas que realmente importam para o crescimento do negócio, certo? Conheça então algumas soluções que podem ajudar a impulsionar a digitalização da sua organização.

Mobilidade, Segurança e Acessibilidade

A tecnologia ConnectKey da Xerox aliada a um software de gestão documental pode ser o par perfeito para passar o seu negócio para o mundo digital. A Xerox tem vindo a apostar em mobilidade e acessibilidade dos seus equipamentos e encorajado uma redução do uso de papel que, como sabemos, dificulta processos e não contribui para a preservação do nosso planeta. Como tal, a impressora do mundo digital passa a ser uma assistente virtual que faz tarefas pela equipa, automatizando processos e permitindo fluidez na gestão documental.

A gestão documental também se torna fulcral neste processo, porque permite uma gestão mais facilitada, uma maior mobilidade e acessibilidade dos documentos, sem nunca perder a segurança e confidencialidade. É possível atribuir acessos diferentes por funcionário e por departamento, atribuir aprovações a documentos que devem ser revistos pela chefia e atribuir palavras-passe a documentos e pastas, para evitar que sejam corrompidos. Para além disso, a gestão documental permite registar e analisar dados sobre a documentação, que de forma física se tornaria quase impossível. É possível pesquisar um documento pelo seu conteúdo, pela data ou pelo nome do ficheiro, o que facilita em grande medida o acesso à documentação e permite poupar muito tempo às equipas.

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Para saber mais sobre como a BCN poderá ajudar no seu processo de transformação digital, fale com a nossa equipa e visite as nossas páginas sobre Managed Print Services, Gestão Documental e Gestão de Workflow.

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