Benefícios dos Serviços de Gestão de Impressão na Era da Transformação Digital

Numa altura em que a adaptação às mudanças repentinas de paradigmas a nível tecnológico urge, torna-se cada vez mais difícil para as equipas acompanhar essa evolução de forma a que seja realmente benéfico e não uma dor de cabeça. A BCN aconselha as empresas a optarem por um parceiro que facilite essa adaptação, que além de introduzir boas práticas, faça toda a gestão de impressão pela equipa, aconselhando e levando a melhor e mais avançada tecnologia aos seus parceiros. Escolha o digital e um serviço de gestão de impressão que reduza custos e tempo.

A força de trabalho do século XXI já deu provas de ser bastante diferente a vários níveis. As mudanças que se fazem sentir globalmente com a chegada da Internet e com o desenvolvimento fervoroso das tecnologias da informação e comunicação, fazem com que os utilizadores sintam a necessidade de se adaptar à nova realidade e aprender a trabalhar de forma diferente, com novas ferramentas. O que dantes era apenas uma “commodity”, passa agora a ser uma necessidade. Os dispositivos móveis passaram a ser extensões do nosso corpo e guardamos neles informação sensível, depositando em inúmeras aplicações e websites a nossa fé inquestionável.

Se a disrupção a nível tecnológico já era motivo suficiente para particulares e empresas atravessarem dificuldades no dia a dia, em busca da adaptação, com a chegada do já gasto tema do vírus Covid19, as coisas complicaram a dobrar ou a triplicar. De repente, as empresas e os Governos tiveram em mãos um problema urgente e em que menos de 30% das pessoas estava preparada para enfrentar, a nível tecnológico. Já se falava em transformação digital, em teletrabalho, em transição para o digital, entre outras tendências e temas interessantíssimos, mas muito poucos estavam, de facto, preparados para adotar essas formas de operar como base de subsistência do negócio, muito menos num tão curto espaço de tempo.

Ao longo do tempo, a área da impressão tem também sofrido mudanças, naturalmente. Alguns especialistas de TIC chegaram a prever uma possível extinção da impressão, o que já várias marcas da área vieram contestar, porém, admitindo uma redução do uso do papel. A adaptação às mudanças tecnológicas trouxe, no caso do parceiro Xerox, a Tecnologia ConnectKey, que responde de forma eficaz a muitas das barreiras que o mundo digital impunha.

Mas para que a equipa possa, realmente, tirar partido de todas essas aplicações e equipamentos inovadores, que prometem facilitar as comunicações e promover a mobilidade, é necessário que quem vai utilizar a tecnologia no seu quotidiano saiba como o fazer. Por vezes, torna-se complicado para os utilizadores fazer a gestão de equipamentos que mudam a sua forma de trabalhar e obrigam a perder tempo até beneficiar realmente com essas soluções. Por estas razões, é aconselhável a adesão a um serviço profissional de gestão de impressão por parte de um parceiro especialista, que ficará responsável pela gestão da impressão e pelo aconselhamento personalizado.

Serviços de Gestão de Impressão, ou em inglês – Managed Print Services (MPS), são uma solução que passa por transferir toda a gestão do parque de impressão e/ou as responsabilidades inerentes, a um parceiro especialista em gestão de impressão. Quer adquira os equipamentos ou opte pelo seu aluguer, o parceiro fica responsável por gerir tudo o que diz respeito à impressão, desde o controlo dos custos, a gestão dos consumíveis, a ajuda na escolha de aplicações para facilitar o dia a dia de trabalho e até aconselhar boas práticas de segurança da informação no uso das impressoras e manuseamento de documentos.

Esta é a melhor opção para quem pretende otimizar custos, diminuindo-os em cerca de 30%, bem como aumentar a produtividade e poupar tempo à equipa com funções que não lhes competem. Um bom parceiro de MPS pode trazer até si todas estas vantagens, fornecendo dois serviços essenciais:

• Um relatório detalhado de todos os equipamentos que possui, como estão a ser utilizados e quais os gastos que está a ter com eles, incluindo os gastos com energia e pegada ecológica.
• Um plano de otimização dos gastos baseado em análises de workflows, aconselhamento técnico, dicas, boas práticas de uso e manutenção diários e até qual o local ideal para cada impressora dentro do escritório.

Com MPS é possível tirar um maior partido do seu parque de impressoras, sem pesar nos custos e sem roubar tempo à equipa. O parceiro ficará responsável por gerir da forma mais eficiente os consumíveis e por efetuar manutenções corretivas e preventivas. Liberte a sua equipa das tarefas inerentes à impressão e veja os resultados a surgir.

Nos dias de hoje, a impressão deve adaptar-se ao escritório do presente e preparar-se para o do futuro. A transição para o digital não é fácil, porque implica investimento não só monetário, mas também de tempo e de formação das equipas e gera alguma insegurança e desconforto no ambiente de trabalho. Torne o seu negócio à prova de bala e preparado para possíveis desafios difíceis como foi a chegada do Covid19. A BCN aconselha a procurar o parceiro ideal para garantir a segurança que procura e começar o caminho para a transformação digital, delegando tarefas e focando-se no que é crucial para o negócio. Escolha a Tecnologia ConnectKey da Xerox para automatizar ainda mais funções através das aplicações que o parceiro disponibiliza. A impressora hoje é muito mais do que uma máquina que passa para papel o que vemos no ecrã. É uma caixa mágica que faz tarefas por si.

Interessado(a) num Serviço de Renting de Impressoras Multifunções? Fale com a nossa equipa e saiba como rentabilizar
os seus recursos e aumentar a produtividade da sua empresa.