Os Benefícios dos Serviços de Gestão de Impressão

Os serviços de gestão de impressão (MPS) permitem-lhe beneficiar de um contrato de gestão completa do seu parque de impressoras, garantindo mais segurança e simplicidade na gestão da sua empresa, sem investimento inicial e com acesso a equipamentos de ponta.

Atualmente, os serviços de gestão de impressão são muito mais do que impressoras. Vão também além da simples impressão de documentos, gestão de consumíveis e serviço de suporte. Este tipo de serviço pode conduzir a sua infraestrutura de impressão de um nível aceitável a um nível excecional, melhorando todo o fluxo de trabalho e aumentando a produtividade e eficiência da sua empresa.

No que respeita à gestão de impressão, as empresas têm normalmente 5 requisitos simples:

1. Controlar e reduzir os custos com impressões;
2. Garantir a Sustentabilidade – tanto ambiental como económica;
3. Imprimir em mobilidade a partir do telemóvel ou da cloud;
4. Assegurar segurança, controlo e compatibilidade de todo o fluxo de trabalho;
5. Automatizar os processos de impressão e digitalização, melhorando a produtividade.

Na maioria das empresas, os custos de impressão, a rotina de manutenção e os serviços associados, representam oportunidades inexploradas para poupanças significativas.

Avaliação e Otimização

Numa primeira fase, é efetuada uma avaliação detalhada do seu fluxo de trabalho, da sua infraestrutura documental, e das suas necessidades reais de impressão. Isto providenciará uma base fiável para saber quais os seus custos atuais de impressão.

Depois é desenhado um mapa com o seu ambiente futuro de gestão de impressão que incluirá uma projeção de custos. É com base nesta informação que é apresentada uma proposta com as condições ideais para a sua organização. A troca de pequenas impressoras por impressoras multifunções (MFPs), a realocação de equipamentos conforme a sua capacidade de impressão e as necessidades de cada departamento, a definição de regras como impressão frente/verso ou preto e branco, o controlo de custos por departamento ou utilizador, são apenas alguns dos exemplos das ações que podem estar definidas neste mapa.

Em média, este processo de avaliação demonstra como poupar até 30% nas suas atividades de impressão e custos operacionais.

Segurança e Integração

Numa segunda fase é efetuada a transição do seu ambiente atual para um ambiente de impressão operacional e completo, integrando todo o ambiente de IT de uma forma segura e compatível.

É nesta fase que se realiza a integração da tecnologia existente para que imprima a partir de dispositivos móveis, integre os seus fluxos de impressão com a rede de trabalho e a Cloud, faça a gestão de utilizadores, defina servidores de impressão e filas de espera, crie regras de impressão por departamento com pré-definições, etc.

As impressoras já não são simples equipamentos pesados que pairam no seu escritório com a única função de imprimir e digitalizar documentos. As potencialidades oferecidas pela tecnologia são ilimitadas.

Automatização e Simplificação

Descontraia e foque-se no seu negócio enquanto o seu novo parceiro gere as operações do dia a dia da sua impressora. O objetivo é melhorar a produtividade e a experiência final do utilizador. Os processos baseados em documentação em papel passam a ser automatizados de forma a otimizar a eficiência dos seus processos e a reduzir a quantidade de impressões.

Os serviços de manutenção e gestão de consumíveis permitirão que poupe tempo e custos, eliminando os períodos de indisponibilidade dos equipamentos. Adicionalmente, ao recorrer a um serviço de gestão de impressão irá reduzir e prever antecipadamente e com a máxima precisão os seus custos de impressão mensais. Isto reflete-se em maior tranquilidade, pois no final o resultado é uma única fatura mensal em que paga o que imprime. Os dados acumulativos permitem-lhe verificar excessos ou picos de atividade e ajustar, utilizando regras ou limitando acessos.

Com um Serviço de Gestão de Impressão ganhará visibilidade e controlo sobre os processos e custos documentais.

Reduzirá custos, automatizará etapas e aumentará a produtividade. No topo de tudo isto garantirá também a segurança dos seus documentos e a sustentabilidade ambiental e económica da sua empresa.

A BCN é especialista em Serviços de Gestão de Impressão. Contamos com um vasto portfolio de clientes satisfeitos, desde pequenas e médias empresas a grandes instituições. Somos parceiros Xerox e a nossa equipa é composta por técnicos especializados, garantindo assim a resolução rápida de qualquer problema.

A nossa vasta experiência permite-nos adaptar ao seu ambiente, providenciando soluções à medida, que se adequam ao seu negócio e ao seu orçamento.