Quando a otimização dos gastos com a impressão está em cima da mesa para ser discutida no contexto empresarial, há que ter em consideração dois factos que contribuem para a existência de gastos desnecessários que pesam no orçamento de TI das empresas:
- A maioria das empresas gasta mais nos equipamentos e na gestão documental do que realmente necessita;
- A maior parte das empresas não está a aproveitar os benefícios da sua infraestrutura de impressão.
Em suma, existe um vasto leque de oportunidades de reduzir custos com a gestão de documentos impressos e com a consciencialização dos recursos humanos para as melhores práticas de utilização dos equipamentos.
A maioria das empresas prefere otimizar ao máximo os gastos com os equipamentos que já adquiriu, do que modernizar a infraestrutura e investir em tecnologia de ponta, por uma questão de rentabilização do investimento que foi feito anteriormente. Para começar a poupar, primeiro é preciso analisar possíveis comportamentos que levam à ineficiência.
6 Sinais de um Ambiente de Impressão Ineficiente
+ Dicas BCN para uma Maior Produtividade e Custos Reduzidos
Grande parte das empresas gasta bem mais em gestão documental do que pensa. Se for possível anular algumas ineficiências, passa a haver espaço para grandes poupanças. Confira os sinais que revelam se a sua gestão da infraestrutura de impressão é ineficiente e fique atento às dicas úteis para contornar esses problemas de produtividade.
1. Demasiadas impressoras de baixo custo
As várias impressoras de baixo custo que vivem à margem do departamento de TI, podem significar altos custos numa organização. Estes dispositivos não estão normalmente centralizados, o que não permite analisar os seus gastos reais. Apesar da compra inicial representar um investimento muito baixo, a verdade é que, posteriormente, os custos associados aos consumíveis ou mesmo à manutenção acabam por não ser tão económicos.
Resultado: mais impressoras do que uma empresa realmente necessita, mais pessoas a gastar recursos que não estão a ser contabilizados, mais fornecedores para gerir e inúmeras chamadas para o departamento de TI para resolver os problemas relativos a impressoras.
DICA: Optar por sistema MPS com impressoras inteligentes
A boa notícia é que todos estes custos são facilmente evitáveis. Na prática, também vale a pena olhar para a oportunidade de minimizar os custos com um fluxo de trabalho mais eficaz. Isto é, aquilo que realmente está a perder é o potencial de ganhos de produtividade e de eficiência que poderia obter se ponderasse otimizar os seus gastos neste campo.
Os Managed Print Services (MPS) são uma ótima opção para otimizar a gestão da impressão e libertar os seus recursos internos de tarefas de menor importância, mas que roubam tempo às equipas. Adotando este sistema, poderá reduzir gastos desnecessários até 30% e poupar tempo para dedicar aos objetivos da empresa. Um bom fornecedor de MPS pode facultar-lhe assistência sempre que for necessário, analisa os seus gastos através de números reais e, melhor ainda, apresenta-lhe um plano para otimizar fluxos de trabalho. No final, acaba por ser um benefício tanto para a empresa a nível financeiro, como para os funcionários, ao nível das tarefas diárias.
2. Documentos abandonados na bandeja da impressora
Este é um dos principais sinais de gastos desnecessários: a pilha de documentos impressos que acaba esquecida ao lado da impressora. Por um lado, representam desperdício de papel e de toner, por outro, representam desperdício de tempo da equipa. Pior ainda, estes documentos esquecidos podem significar quebras de sigilo quando chegam às mãos de quem não os deveria ler.
DICA: Integrar a impressão com dispositivos móveis e cloud
Para não correr o risco de documentos confidenciais irem parar às mãos erradas, opte por um equipamento que permita encriptar a impressão de determinados documentos. Desta forma, em vez de a bandeja da impressora ficar cheia de documentos, misturados com impressões que não lhe pertencem, a impressão só acontece quando o utilizador chega junto da impressora e liberta os documentos pendentes inserindo o seu código, aproximando um cartão, ou até usando um dispositivo móvel com Near Field Communication (NFC).
3. Várias pessoas compram consumíveis
Ninguém quer correr o risco de ficar sem toner a meio de um trabalho de impressão. Na maioria das empresas, isto significa que os recursos humanos compram toners de cada vez que consideram que a impressora poderá ficar sem tinta. Isto parece inofensivo, mas na prática, poderá traduzir-se em custos mais avultados. É muito comum haver gastos desnecessários quando várias pessoas estão responsáveis pela compra e ninguém controla ou analisa os gastos globais com consumíveis, reparações e equipamentos.
DICA: Ter apenas um fornecedor para tudo o que é ligado à impressão
Em vez de comprar o papel no local X, os toners ao fornecedor Y e a manutenção com a empresa Z, simplifique e escolha um parceiro que o possa aconselhar e ajudar na gestão de toda a impressão. Desta forma, o fornecedor poderá prever gastos e aconselhar melhores práticas, de forma mais ajustada à realidade da sua empresa. Para além disso, imagine ter todos os custos, desde o papel à manutenção, numa só fatura. Liberte a sua equipa de TI destes encargos, para que possam dedicar-se ao que mais importa.
4. A maioria dos documentos são impressos a cores
Imprimir a cores tem um custo mais elevado do que imprimir a preto e branco. Ao mesmo tempo, é realmente importante para alguns departamentos poderem imprimir os documentos a cores. Por exemplo, as equipas de vendas precisam normalmente de imprimir as suas propostas a cores. Quando existem estas diferenças, o mais comum é que a empresa acabe por deixar que sejam os funcionários a decidir se a impressão será a cores ou a preto e branco, o que poderá resultar em custos mais avultados e desnecessários.
DICA: Configurar opções standard para impressão
Comece por passar a saída de cores de todas as impressoras para standard a preto e branco. Pode inclusive passar a função de impressão de dupla-face para standard, para que todos utilizem os dois lados do papel. Esta é uma forma simples de reduzir para metade os gastos com a impressão. Adicionalmente, pode definir outras permissões à impressão, atribuindo a impressão a cores a apenas um departamento, por exemplo.
5. Perdas de tempo com pequenas coisas
Normalmente, o fluxo documental envolve vários passos que têm de ser completados de forma manual. Por exemplo, uma fatura é digitalizada, gravada para o SMB e depois enviada por e-mail para notificar alguém. Tudo isto é realizado de forma manual, roubando tempo à equipa com passos que podiam ser automatizados.
DICA: Automatizar funções com recurso a MFPs
Comece por fazer uma lista de ações que a sua equipa necessita diariamente. Ao automatizar esses passos repetitivos com recurso a impressoras multifunções (MFP), os utilizadores passam a aceder a uma APP que lhes permite fazer as mesmas tarefas de forma muito mais rápida, carregando apenas num botão. Pode inclusive enviar ficheiros digitalizados diretamente para as pastas de destino na sua rede, economizando tempo e dinheiro.
6. Departamento de TI passa muito tempo a resolver problemas relativos a impressoras
Numa estimativa da Xerox, 40% a 60% das chamadas para o helpdesk de TI são relacionadas com impressoras. Isto representa muito tempo a lidar com problemas de menor importância para o TI, que precisa de se dedicar a tarefas mais fulcrais para a empresa. Eliminar a necessidade destas chamadas com impressoras eficientes vai ajudar a poupar em tempo e recursos.
DICA: Optar por um parceiro de confiança, libertando recursos internos
Como referimos acima, existem várias ações que podem melhorar o seu dia a dia de trabalho, reduzir gastos desnecessários e poupar tempo à sua equipa. Eleger um parceiro para a gestão do seu parque de impressão é uma escolha acertada, sobretudo numa era em que os utilizadores cada vez têm menos interesse em perder tempo com tarefas repetitivas que poderiam ser automatizadas. Opte por um parceiro que leve até à sua empresa a tecnologia de última geração, ajudando a gerir de forma mais eficiente os investimentos com a impressão no dia a dia. Acima de tudo, escolha o parceiro que ficará responsável por tarefas que roubam tempo à sua equipa.
