Quais as Vantagens de Usar um Sistema de Gestão Documental?

29 de Janeiro, 2024

Tecnologia para Empresas, Transformação Digital

Novo ano, novos papéis na secretária. Num mundo cada vez mais digital e com uma crescente criação e circulação de dados, a gestão de documentos tornou-se numa prática cada vez mais importante para o sucesso e competitividade das empresas e instituições. Um sistema de gestão documental emerge, nos dias de hoje, como uma solução essencial, que oferece uma abordagem automatizada e organizada para lidar com o fluxo de informação. Neste artigo, vamos explorar as 4 principais vantagens da implementação de um sistema de gestão documental no seu negócio.

O que é a Gestão Documental?

Antes de passar às vantagens do uso do software, é importante perceber bem este conceito. Gestão documental consiste num conjunto de ferramentas e processos de fácil instalação e configuração, que lhe permitem organizar e controlar de forma personalizada o acesso à informação da sua instituição, de modo a otimizar e facilitar o mesmo. Para além de arquivo, traz à sua equipa a possibilidade de implementar workflows adaptados às normas de trabalho, incluindo processos de aprovação de documentos, gestão de acessos por departamento, entre outras funcionalidades. Quer saber mais sobre as vantagens que um Sistema de Gestão Documental (SGD) traz para a sua empresa? A BCN ajuda-o. Quando se pensa em gestão documental, a primeira coisa que vem à cabeça é organização de documentos, ou arquivo digital. Quanto tempo já perdeu à procura de documentos que não estavam guardados no local correto, ou escondidos entre dezenas de outros?

Menos Erros e Riscos, Maior Segurança e Colaboração

Por vezes, por mais cuidadosos que sejamos, acidentes acontecem – há documentos que se perdem ou ficam danificados, são arquivados nos locais errados, há informações por atualizar… torna-se difícil acompanhar tudo o que acontece. Tal como diz o ditado: “errar é humano”. É por muitas dessas razões que a BCN acredita que adotar ferramentas digitais e apostar na transformação digital dos negócios é o passo certo a dar. Escolha sempre a máxima proteção da sua informação mais sensível e uma maior eficiência na gestão diária dos documentos.

Uma das palavras cada vez mais usadas nos negócios é “colaboração”. Mesmo com o aumento dos postos de trabalho híbridos, ou até remotos, a constante comunicação entre equipas de trabalho continua a ser imprescindível. Um SGD facilita esta interação, permitindo que várias pessoas acedam simultaneamente aos mesmos documentos, que acompanhem estados de processos e enviem feedback dentro da plataforma, em tempo real.

Para além disso, é possível escolher com quem partilha e quem tem acesso a dados específicos, impedindo que os mesmos caiam nas mãos erradas. Acabaram-se as preocupações com a segurança da informação.

Sustentabilidade

Para além da organização do espaço físico, a transição para uma gestão digital contribui também para a sustentabilidade. Com a transição de arquivos tradicionais para arquivos digitais, advém a consequente utilização de menos papel, reduzindo, não só os custos, mas também o impacto no ambiente.

Em vez de caixas cheias de arquivos físicos, ou de um ambiente de trabalho caótico no seu computador, a BCN sugere o software TeraDocuments, um sistema que lhe permite digitalizar, criar, armazenar, classificar e até localizar por categorias todas as suas informações.

Confira, passo a passo, esta ferramenta:

Passo nº 1 - Captura

Digitalize os seus documentos ou, se preferir, pode também importá-los diretamente do seu computador ou de outras plataformas digitais, como o e-mail.

Passo nº 2 - Processamento

Separe e classifique os documentos de acordo com as suas necessidades e regras pré-estabelecidas. Através de reconhecimentos de caracteres ou da leitura de códigos, são recolhidos e atributos de forma automática.

Passo nº 3 - Arquivo

Os documentos são arquivados de acordo com as divisões estabelecidas no passo anterior. Estes repositórios podem encontrar-se, tanto nas instalações da instituição, como na Cloud (ou até em ambos!).

Passo nº 4 - Workflow

Com os desenhos de fluxos de aprovação, pode rever, aprovar, publicar e distribuir os seus documentos como bem entender. Não falhe nenhum prazo com as notificações de tarefas pendentes do sistema.

Passo nº 5 - Publicação

Pode agora visualizar e editar os seus documentos (assim como em edições e versões passadas) na plataforma online – basta pesquisar os atributos ou conteúdos a que pretende ter acesso. Por questões de segurança e privacidade, pode restringir os mesmos consoante a posição e o perfil de cada utilizador.

Mesmo se estiver em viagem ou em trabalho remoto, tenha acesso a todos os seus documentos à distância de um clique e de forma segura, rápida e eficaz. A implementação de um sistema de gestão documental não é apenas uma necessidade, mas uma estratégia inteligente para qualquer organização à procura de maximizar a sua eficiência e competitividade através da automatização e otimização dos seus processos, bem como de uma maior flexibilidade, mobilidade e segurança.

Já Conhece o TeraDocuments?

Se pretende combater a desorganização, o papel gasto e o espaço ocupado por arquivos físicos, talvez investir num Sistema de Gestão Documental seja o próximo passo para o progresso. Saiba mais sobre a solução TeraDocuments.

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