Um Escritório mais Sustentável: Como Reduzir o Consumo de Papel?

10 de Fevereiro, 2021

Escritório e Produtividade

E se lhe disséssemos que é cada vez mais urgente que as empresas reduzam o consumo de papel nos seus escritórios? A própria Xerox tem aconselhado o mesmo e dá algumas dicas de como o fazer. A gigante americana tem dedicado muita da sua investigação e desenvolvimento a encontrar soluções para que, tanto do ponto de vista da produção e pegada da empresa, como das necessidades de consumo dos seus clientes, seja possível reduzir o impacto que esses comportamentos têm no nosso planeta. Para isso, é necessário mudar hábitos, mas há também algumas configurações básicas com um impacto significativo.

Vivemos num mundo VUCA (Volatility Uncertainty Complexity Ambiguity – Volatilidade Incerteza Complexidade Ambiguidade), cada vez mais digital e frenético, mas também onde há uma crescente preocupação com o futuro do nosso ecossistema. Empresas com uma dimensão e reconhecimento no mercado tão evidentes como a Xerox, sentem-se na obrigação de ser o exemplo a seguir e contribuir o máximo possível para reduzir a pegada ecológica que nos assombra.

A Xerox mantem um controlo rígido sobre a origem do papel dos seus fornecedores. Os requisitos abrangem todos os aspetos da produção do papel, desde a gestão das florestas ao processo de fabrico. O papel Xerox cumpre normas de gestão sustentável de florestas, incluindo o Forest Stewardship Council (FSC) e o Program for the Endorsement of Forest Certification (PEFC). O papel com certificação FSC é feito com matérias-primas de origens certificadas pelo FSC, fontes de madeira controladas e fontes recuperadas posteriores ao consumo. Para além de controlar a origem e fabrico do papel de forma sustentável, a Xerox patrocina projetos de voluntariado de âmbito ecológico, os seus colaboradores são incentivados a fazer voluntariado, a empresa tem contribuído para a reflorestação com quase 200 mil árvores plantadas e recebeu várias certificações que reconhecem a marca e as suas soluções como sustentáveis.

O esforço da marca por contribuir para um mundo mais sustentável é notável, no entanto, já é do conhecimento geral que não basta esse esforço se os clientes pelo mundo fora não tiverem a mesma consciência e a mesma vontade de contribuir para reduzir consumos prejudiciais para o nosso ecossistema. A Xerox, bem como outras empresas da concorrência, tem alertado para o facto de as empresas terem ainda um gasto de papel muito acima do recomendado e sugere uma urgente transformação digital.

O que se pode então fazer para reduzir o consumo do papel?

Apesar de tudo, existem algumas dicas úteis para reduzir o consumo de papel. É necessário mudar alguns hábitos, mas também é possível fazer mudanças menos complicadas e com impactos muito positivos. A BCN tem algumas para lhe dar, tais como:

O primeiro passo é passar a utilizar dispositivos como smartphones ou tablets para evitar impressões desnecessárias em reuniões, por exemplo, uma vez que já se provou ser um dos motivos mais recorrentes para a impressão desnecessária de documentos. Neste caso, opte por incentivar o uso de apresentações digitais de todo o tipo de documentos. Para isso, poderá ser necessário repensar que tipo de equipamentos estão em falta nas salas de reunião ou outros espaços de colaboração, bem como a facilidade de partilha de documentos, sempre tendo em conta a segurança da informação crítica da empresa.
Utilize impressoras multifunções com aplicações que permitam facilidade na gestão de documentos e funções de economia de consumíveis e energia. Escolha o digital e utilize sistemas de arquivo digital como o TeraDocuments, que pode conectar com a sua multifunções e gerir documentos de forma fácil e rápida.
Adicione algumas regras de impressão nos computadores, como colocar por defeito a impressão nos dois lados do papel, a impressão a preto e branco, a poupança de toner e limitar o número de impressões por funcionário ou por departamento. Apenas com este passo, poderá poupar de uma forma bastante surpreendente. Não só poupará papel como energia e tempo. Este passo é também importante para criar uma maior consciência nas equipas sem hábitos ecológicos.
Utilize aplicações como Outlook ou Evernote para gerir as suas anotações, lembretes ou listas de tarefas. Evite notas escritas ou listas impressas que acabam por formar montes de papel empoeirado e esquecido.
Se possível, mude as margens dos documentos de 1,25” para 1” e gaste menos 8% de papel. Reduza também o espaçamento entre linhas e retire os avanços antes e depois dos parágrafos.
Pense antes de imprimir. Aquela frase que muitas vezes aparece no fundo dos emails que recebemos, no entanto, é uma boa dica para imprimir menos documentos desnecessários. Pense se é mesmo necessário imprimir antes de o fazer. Muitas vezes há documentos que são impressos para serem assinados, no entanto, muitas dessas assinaturas também são desnecessárias. Neste caso, a equipa perde tempo e dinheiro com um processo inútil.

A mudança de hábitos nunca é fácil e nunca se faz de um dia para o outro. São processos demorados, mas muito importantes para o nosso futuro como comunidade. Mais importante ainda, estas mudanças só têm impacto se todos contribuirmos para o mesmo objetivo.

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