Está à procura de uma impressora para o seu escritório e não sabe se deve adquirir uma impressora multifunções (MFP)? Então este artigo deve ser do seu interesse.
Há muito que as impressoras multifunções estão no mercado e transformaram a forma de trabalhar em escritórios de pequenas, médias e até grandes empresas.
A impressora multifunções, ou multifuncional, começou por ser um equipamento que, tal como o próprio nome indica, tem a capacidade de realizar múltiplas funções, sendo estas: impressão, cópia, digitalização e fax. Este aglutinar de funções num único dispositivo permitiu às empresas eliminar alguns equipamentos dos seus escritórios e adquirir apenas uma máquina que lhes permitia realizar as tarefas-chave relacionadas com impressão e gestão de documentos. Mas este tipo de impressora continuou a evoluir ao longo do tempo, sendo que passaram a integrar conexão Wi-Fi e Bluetooth e o envio de Email, mas não ficaram por aí…
Hoje em dia, a impressora multifunções é muito mais do que um equipamento que nos ajuda a imprimir, sendo uma peça essencial em qualquer escritório que preze a produtividade. É possível exigir cada vez mais destas máquinas, uma vez que a tecnologia assim o permite, podendo solicitar-se a resposta a problemas identificados na maioria dos escritórios. É neste sentido que a Xerox tem trabalhado, olhando para as MFP como ferramentas de trabalho para as quais é possível criar soluções atuais, úteis e utilizáveis.
Sobre as Impressoras Multifunções Xerox…
A Xerox, uma marca mundialmente reconhecida no setor da tecnologia da informação e impressão, há muito que desenvolve soluções inovadoras para dar resposta a necessidades de equipas exigentes que querem trabalhar melhor, mais rapidamente e com maior segurança. Com esta premissa em mente, nasce a tecnologia Xerox ConnectKey. Esta tecnologia pode ser caracterizada pela interação através de um ecrã tipo tablet, pela adaptabilidade para mobilidade e cloud, e ainda pela inclusão de segurança avançada, serviços de gestão de impressão e experiência personalizada. Mas o que é que isto significa?
Significa que as impressoras multifuncionais Xerox com tecnologia ConnectKey são autênticos assistentes inteligentes no local de trabalho, que pretendem que o utilizador ganhe mais tempo para realizar tarefas verdadeiramente importantes, ao automatizarem as de menor relevância. É agora possível imprimir ou digitalizar documentos e enviá-los diretamente para a nuvem ou por email, proteger dados confidenciais durante a impressão, traduzir automaticamente documentos para um idioma diferente ou até transformar um documento num ficheiro de áudio. Tudo é possível com a instalação da aplicação certa numa impressora multifunções Xerox!
Que empresas podem beneficiar com Impressoras Multifunções?
A resposta é fácil, praticamente todas as empresas e, especialmente, aquelas que pertençam a setores nos quais a impressão ainda é indispensável. Mas indo um pouco mais além, negócios que de facto precisam de automatizar processos ligados com documentação, sendo exemplo disso os setores Jurídico, Político, Financeiro, de Arquitetura, da Educação, da Saúde, de Engenharia, do Imobiliário e o Empresarial.
É verdade que há um incentivo para reduzir o uso e desperdício de papel, mas a necessidade de impressão vai estar sempre presente em situações contratuais, por exemplo, mesmo que algumas assinaturas de contratos já possam ser feitas digitalmente, vai sempre haver casos de exceção. Os materiais de design, como folhetos ou catálogos, vão continuar a ser ferramentas necessárias para equipas comerciais e de marketing. Os exemplos podiam continuar, mas o que é certo, é que além da necessidade de imprimir, vão sempre surgir necessidades específicas relativas à documentação, que vão despoletar soluções reais e passíveis de ser concretizáveis nos equipamentos certos.
As Impressoras Multifunções ajudam as empresas a descobrir novas formas de trabalho mais inteligente, seguro e mais produtivo, e por isso, são uma mais-valia em qualquer escritório.
Que tipo de Impressora Multifunções deve adquirir?
As impressoras multifunções podem ser dividas em 3 tipos: impressoras a jato de tinta, impressoras a laser ou impressoras LED. A escolha entre elas vai ter por base as necessidades a nível de quantidade, qualidade e velocidade de impressão da sua empresa.
Se procura uma solução para baixos níveis de impressão e com qualidade standard, a impressora ideal será a jato de tinta. No caso das impressoras laser e LED, ambas prezam pela qualidade e velocidade, sendo ideais para empresas com grandes volumes de impressões. No entanto, as impressoras LED produzem imagens de maior qualidade e resolução e têm uma resposta mais rápida que as impressoras a laser, já que não precisam “varrer” a folha para imprimir e não provocam congestionamento de papel.
As impressoras a jato de tinta revelam-se assim a solução mais económica, mas é também a opção mais básica e menos exigente, que não servirá a todas as empresas. Já as impressoras a laser são mais baratas do que as impressoras LED, mas o custo de manutenção é alto e a rentabilidade mais pequena. Com as impressoras LED o processo de manutenção é muito mais barato, sendo apenas necessário trocar o toner, e só mais tarde trocar o cilindro – por norma, para as impressoras LED é apenas necessário trocar o cilindro após 10 trocas de toner, enquanto que para as impressoras a laser, é sempre necessário trocar cilindro e toner.
Tanto as soluções de impressoras a laser como a LED são opções que apesar de exigirem um valor inicial superior, compensam a longo prazo, com consumíveis mais baratos e um custo de cópia inferior, sendo possível fazer mais cópias com um único toner. De forma geral são as opções com maior custo-beneficio e a sua escolha deverá ser sempre discutida com a empresa com a qual irá fazer negócio.
Que mais-valias pode trazer a aquisição de uma Impressora Multifunções?
Qualidade de Impressão
Com a qualidade superior de uma impressora multifunções, imprimir trabalhos com muita cor e até pequenas peças gráficas, como folhetos, torna-se uma tarefa comum e fácil. Evita assim ter de recorrer a gráficas quando o volume de impressões não se justifica e permite-lhe poupar algum dinheiro.
Flexibilidade de Impressão
Dependendo do modelo, com uma multifuncional pode imprimir a cores ou a preto e branco e em diversos formatos. Os mais comuns são o A3 e A4, mas é possível imprimir também em envelopes, por exemplo.
Sustentabilidade
Ao optar por uma impressora multifuncional está no caminho certo para conseguir um escritório mais sustentável. A maioria dos fabricantes já garantem certificação energética e, por isso, conferem às suas soluções uma eficiência energética muito maior e características que evitam o desperdício de tinta.
Facilidade de Instalação
A instalação de uma impressora multifuncional é relativamente fácil e, dependendo do modelo, permitem a integração com diferentes dispositivos, como smartphones e computadores em rede, através de fio ou Wireless. Tudo isto facilita o dia-a-dia de um escritório e possibilita uma maior concentração da equipa nas suas tarefas, libertando-a assim das questões técnicas, que nada têm a ver com o seu trabalho.
Por fim, e se ainda não está convicto de que uma impressora multifunções é a solução mais indicada para a sua empresa, pode sempre pensar na opção de outsourcing, ou seja, procurar um serviço de aluguer de impressoras para empresas, que inclui, não só o aluguer de um equipamento que satisfaça as necessidades de impressão do seu escritório, como também dará acesso a um conjunto de serviços complementares ao contrato de manutenção, que incluem instalação, suporte técnico, gestão de consumíveis e até controlo de custos e gestão de fluxos de trabalho. Tudo isto num só contrato e com uma só mensalidade.
