TrustEnergy Reduz Erros e Aumenta Eficiência com Software de Gestão Documental

Sobre a Projeto

Este projeto passou pela integração de um software de Gestão Documental em duas empresas do Grupo TrustEnergy – a Turbogás e a Portugen. O TeraDocuments, do parceiro PrintAnyWay, é a solução mais simples, flexível e completa para a captura, distribuição, arquivo e gestão de documentos. Totalmente configurável à realidade de cada organização, permite a otimização de processos com base em fluxos e regras de aprovação, que se materializa em ganhos de produtividade e redução de custos, garantindo a segurança dos documentos. Saiba como a TrustEnergy melhorou os seus processos internos com esta ferramenta.

Data

2 de Setembro, 2024

Cliente

Grupo TrustEnergy

Âmbito

Gestão Documental

Localização

Gondomar

Os Desafios e a Solução

A equipa da TrustEnergy sentiu algumas dificuldades, sobretudo, no cruzamento de informação entre dois ERP. As bases de dados de grandes dimensões e a complexidade da organização de documentos era algo que retirava muito tempo à equipa e dava azo a erros humanos comuns.

Os workflows automatizados do TeraDocuments, a possibilidade de pesquisa de documentos por palavras-chave, a leitura por OCR, entre outras funcionalidades fundamentais, abriram portas para uma nova forma de trabalhar e uma maior produtividade e eficiência.

Ao usar inteligência artificial, mais especificamente algoritmos de machine learning e visão computacional, o TeraDocuments é um software capaz de automatizar tarefas repetitivas e, portanto, melhorar a captura de dados, automatizar o armazenamento e aumentar a velocidade com que os processos internos fluem.

Os Resultados

O TeraDocuments ajudou a aumentar a produtividade e a minimizar erros com automações nos fluxos de trabalho e com a integração com os dois ERP já anteriormente utilizados pela equipa. Acelerou a pesquisa de documentos, sendo agora muito mais fáceis de encontrar e também de armazenar, seguindo normas definidas pela organização.

Com a leitura por OCR, o software consegue ler informação padronizada presente em documentos e armazená-los, ou seguir fluxos de trabalho definidos pela equipa responsável. As aprovações são muito mais simples, sendo feitas no sistema, para evitar que a informação se perca entre dezenas ou centenas de outros emails na caixa de entrada.

A BCN empenhou-se no apoio prestado ao seu cliente durante todo o processo, estabelecendo mais uma parceria de sucesso.

"A BCN esteve sempre ao nosso lado na implementação desta solução, ajudando a ultrapassar algumas questões que foram surgindo no processo."

Luísa Rebelo
Finance Controller

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Rubrica: Negócios em Destaque

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