Município de Felgueiras Otimiza Processos e Custos com Novo Parque de Impressão
Sobre o Projeto
Implementação de um parque de impressão e cópia atualizado e pronto para contribuir para a melhoria contínua dos processos de trabalho do Município de Felgueiras. A facilidade na gestão documental, a acessibilidade, a segurança da informação e a otimização de custos estão na ordem do dia e é nesse sentido que a equipa da BCN aconselhou os responsáveis do município, implementou as soluções e dará suporte a todo o parque Xerox.
Data
6 de Setembro, 2023
Cliente
Município de Felgueiras
Âmbito
Cópia e Impressão
Localização
Felgueiras
Os Desafios
Quando se trata da otimização de processos de trabalho e da redução de custos com equipamentos e consumíveis, as empresas e as instituições redobram a sua atenção. Nos dias que correm, ter equipamentos acessíveis, seguros e fáceis de usar é imperativo, mesmo quando se trata da impressão, cópia e, no fundo, toda a gestão documental que uma entidade exige. Hoje, com a chamada transformação digital, sabemos o quão importante é ter os equipamentos conectados entre si para melhorar a acessibilidade, a flexibilidade e a mobilidade na gestão diária de documentos. Por isso, os principais players neste segmento têm vindo a munir os seus equipamentos de software e hardware capazes de dar às empresas e entidades as ferramentas essenciais para tornar mais ágeis os processos de trabalho, enquanto se tornam também cada vez mais sustentáveis para o planeta. Essas preocupações têm vindo a refletir-se nos equipamentos Xerox, fornecidos ao abrigo do contrato vencedor do procedimento.
No caso do Município de Felgueiras, todas estas questões eram essenciais para renovar o parque de impressoras e passar a ter assistência técnica profissional de elevado nível. As pessoas que anteriormente eram responsáveis por estes equipamentos, agora têm mais tempo para as funções que realmente importam. Para além de fornecer equipamentos de última geração da gigante do mercado, a Xerox, a BCN implementa e faz manutenção corretiva e preventiva a todos os equipamentos, bem como uma auscultação automática das necessidades de consumíveis através do portal do cliente. A equipa do município não terá mais de parar o seu trabalho para resolver essas questões.
O Engenheiro Hélio Sousa do Município de Felgueiras apresentou-nos os desafios com uma lista de necessidades a que o novo parque de impressão teria de atender:
- Redução do número de equipamentos;
- Uniformização do parque de cópia/impressão;
- Acabar com a aquisição isolada de equipamentos pelos diferentes departamentos;
- Acabar com a aquisição isolada e dispendiosa de consumíveis;
- Acabar com despesas de reparação isoladas;
- Introdução de software de controlo e gestão centralizado em servidor com atribuição de plafond por utilizador/departamento;
- Automatização de pedidos de consumíveis e pedidos de assistência técnica, reduzindo o tempo despendido por quem faz a gestão/pedidos de consumíveis;
- Redução de tempo despendido por quem faz a análise dos consumos mensais;
- Redução das tipologias de equipamentos facilitando a utilização de todas as capacidades dos mesmos e a gestão consumíveis;
- Redução de custos fixos mensais;
- Redução muito significativa no custo de página de cópia/impressão;
- Modernização de todo o parque de equipamentos de última geração;
- Responder aos normativos legais, no que concerne a privacidade e segurança.
Como podemos auferir desta lista, a importância de manter os equipamentos conectados e todos do mesmo fabricante é grande e traz benefícios para a gestão, neste caso, no município. A equipa perderá muito menos tempo com questões alheias ao seu trabalho e ainda poderá reduzir custos, uma vez que a manutenção de equipamentos, desde a avaria à simples questão dos consumíveis, fica centralizada. É muito mais fácil saber ao certo quando e quanto imprime cada departamento e até cada pessoa. Poderão até definir métodos-padrão, como a impressão a preto ou frente e verso, para poupar papel e toner em cada utilização.
A Solução
A solução impõe uma nova metodologia de trabalho, otimizando o seu fluxo de documentos e impressão com um serviço adaptado às reais necessidades do Município de Felgueiras e providenciando um aumento da produtividade. A solução trará mais funcionalidades, tecnologias novas, assim como rapidez na cópia/impressão, e não menos importante, uma gestão centralizada dando visibilidade de toda a operacionalidade neste âmbito.
Toda a solução foi desenhada para responder a um conjunto de requisitos técnicos e necessidades que a organização tinha como urgentes, visto que o parque a descontinuar era o legacy. As tarefas de gestão e manutenção do parque de impressão devem passar a ser bastante rápidas e mais eficientes, podendo os RH técnicos dos Serviços de Modernização Administrativa estar concentrados noutras tarefas, traduzindo-se numa evolução contínua de todo o serviço e, consequentemente, novas funcionalidades para toda a organização.
Em suma, a modernização de equipamentos não passa apenas pela adição de funções e ferramentas, ou de um design mais inovador. Antes disso, a modernização passa por facilitar o dia a dia das equipas que irão usufruir desse parque de equipamentos conectados, centralizados e constantemente auscultados por profissionais que prontamente prestarão o melhor serviço possível para os manter operacionais e sem interromper processos de trabalho.
A sua equipa, tal como a do Município de Felgueiras, poderá aumentar a produtividade com o primeiro passo em direção à transformação digital.
Os Resultados
“A solução implementada trouxe uma nova panóplia de equipamentos, com tecnologia atual, mais rápidos e com novas funcionalidades. A nova solução traduz-se numa economia financeira na ordem dos 36%, podendo o Município poupar dezenas de milhares de euros face à solução anterior.
Verifica-se uma redução do número de impressões, tendo sido implementado o modo de impressão segura, evitando-se trabalhos impressos em duplicado e existindo uma maior consciência da necessidade de diminuir ainda mais os níveis de impressão para que possamos cumprir também com as metas de uma maior sustentabilidade global. Verifica-se também que a monitorização contínua implementada na solução resolve proativa e automaticamente qualquer questão referente à manutenção e assegura o fornecimento de consumíveis sem necessidade de intervenção humana, reduzindo tempos de inoperacionalidade de impressão, bem como otimização do espaço necessário para armazenar os consumíveis.”
Por fim, a questão da sustentabilidade e da organização dos espaços de trabalho são também mais-valias ressalvadas pelo cliente, que vê nesta nova solução uma oportunidade para mudar hábitos a vários níveis. Por um lado, ter em atenção a quantidade de papel e toner que é desperdiçado em impressões desnecessárias, bem como energia consumida em excesso por equipamentos antigos e ineficientes, software desatualizado que dificulta workflows e que é diferente de máquina para máquina.
Apenas o facto de agora passar a saber os custos reais com a impressão, (uma vez que terão os equipamentos a comunicar em tempo real essa informação num dashboard) já garante uma maior eficiência e redução de custos. Não podemos gerir aquilo que não podemos medir, já dizia Peter Drucker, o chamado pai da gestão moderna, então se os seus equipamentos não são monitorizados, também dificilmente saberá como poderá reduzir custos. É por isso importante aliar o sentido de responsabilidade social com foco na sustentabilidade do negócio e do planeta a uma vontade de fazer com que a equipa se torne mais produtiva através do uso de ferramentas de última geração.
A BCN, empresa vencedora do procedimento de concurso público, respondendo a um caderno técnico exigente e apresentando a proposta financeira mais vantajosa, demonstrou um elevado profissionalismo assim como elevada flexibilidade em fazer ajustes na solução face às necessidades na implementação do projeto. Destaca-se, também aqui, o tempo afeto por parte do parceiro à formação dos utilizadores, providenciando todo este processo de alteração do parque de impressão bastante fluido e sem impacto negativo nem limitações na operacionalidade da organização.
Rubrica: Negócios em Destaque
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