Fluxos de trabalhos simples, com ciclos de aprovação, procura de documento e conversão de formatos em poucos cliques.
Ajudámo-lo a reduzir a complexidade de gestão de documentos com o TeraDocuments
O TeraDocuments (da PrintAnyWay) é uma solução simples, flexível e completa para a captura, distribuição, arquivo e gestão de documentos.
Fácil de instalar e gerir, o TeraDocuments é totalmente configurável à realidade de cada organização, permitindo a otimização de processos com base em fluxos e regras de aprovação, que se materializa em ganhos de produtividade e redução de custos, garantindo a segurança dos documentos.
Possibilita gestão documental adequada a diversos mercados, tais como: Saúde, Indústria, Finaças e Seguros, Transporte e Logística, Imobiliário, Comércio e Serviços, Governo e Defesa.
das empresas estão a acelerar a digitalização de processos baseados em papel, sendo os principais motivos a melhoria da sustentabilidade, o aumento da eficiência empresarial e a melhoria da segurança e da conformidade regulamentar.
Fonte: Quocirca
O ciclo dos documentos começa na captura, passando pelo processamento e respetivo arquivo, permitindo ainda aplicar workflows e definir a sua publicação e permissões.
Os documentos são capturados via digitalização em impressoras multifunções ou scanners. Alternativamente podem ser importados ficheiros já existentes diretamente na aplicação, por email ou por outros conectores específicos.
Nesta fase os documentos são separados ou agrupados de acordo com regras predefinidas. São recolhidos atributos de forma automática, permitindo o reconhecimento ótico de caracteres em zonas predeterminadas, leitura de códigos de barras e códigos QR.
Os documentos processados são arquivados em repositórios definidos pela organização. Estes repositórios tanto podem estar localizados dentro das instalações da organização como na Cloud ou em combinações dos dois.
Nos workflows é possível desenhar um fluxo de aprovação para que determinados documentos sejam revistos, aprovados, publicados e distribuídos. Os utilizadores são notificados das suas tarefas pendentes, assegurando que as mesmas são realizadas.
Os documentos ficam disponíveis para consulta na plataforma web. Podem ser pesquisados tanto pelos seus atributos como pelo seu conteúdo, sendo que o acesso pode ser restringido de acordo com o perfil do utilizador.
A aplicação personalizada a partir de multifunções Xerox permite a digitalização e classificação direta, não sendo necessários passos intermédios de classificação ou tratamento, permitindo agilizar a digitalização e reduzir tempos de tratamento documental.
Encontre a resposta para as dúvidas mais frequentes relativas a gestão documental.
O Teradocuments é um software de gestão documental que permite captar, processar, arquivar e partilhar documentos de forma segura e eficiente. Ajuda a reduzir o uso de papel, a agilizar processos internos e a garantir a conformidade com regulamentos de segurança e proteção de dados.
Sim. O Teradocuments pode ser integrado com outros softwares e sistemas empresariais, como ERPs e CRMs, garantindo um fluxo de trabalho contínuo e sem necessidade de grandes mudanças na infraestrutura existente.
É também totalmente compatível com impressoras multifunções Xerox para que possa digitalizar e classificar documentos mais facilmente.
A implementação do Teradocuments melhora a eficiência operacional, reduz custos administrativos, aumenta a segurança da informação e permite um acesso rápido e controlado aos documentos.
Além disso, facilita a digitalização e automatização de processos, tornando o trabalho mais ágil e produtivo.
Sim. A BCN, em parceria com a PrintAnyWay - detentora do software, acompanha todo o processo de implementação do Teradocuments, garantindo formação aos utilizadores e suporte técnico contínuo para assegurar que a solução funciona de acordo com as necessidades da empresa.
Sim. O Teradocuments utiliza tecnologias avançadas de encriptação e controlo de acessos, garantindo que os documentos ficam protegidos contra acessos não autorizados. Além disso, permite definir diferentes níveis de permissão para utilizadores e criar backups automáticos para maior segurança.
